4 sprawdzone sposoby na to, jak usprawnić obieg faktur w swojej firmie

Czujesz, że obieg faktur kosztowych w Twojej firmie mógłby wyglądać lepiej? Nie wiesz, jak go zoptymalizować? Oto kilka sprawdzonych sposobów, które Ci w tym pomogą.

Dlaczego obieg faktur w Twojej firmie nie wygląda tak, jak powinien?

Przyczyn może być kilka. Zwykle wynikają z przestarzałych metod pracy, luk technologicznych lub błędów organizacyjnych. Wymieńmy te najpowszechniejsze:

• Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – stara i sprawdzona metoda przesyłania faktur kosztowych nie musi być dobra. Przeciwnie – często okazuje się archaiczna. Coraz więcej firm decyduje się na obieg faktur w środowisku cyfrowym. Zapewnia to nie tylko szybszy, sprawniejszy przepływ danych, ale i wyższy poziom ich bezpieczeństwa.
• Czasochłonność przetwarzania danych – związana z przywołanym wyżej tradycyjnym obiegiem dokumentów. Pracownicy często tracą czas na powtarzanie tych samych czynności (wprowadzanie danych, skanowanie dużej ilości papierów itp.)
• Niewłaściwa archiwizacja danych – faktury powinny być uporządkowane oraz posiadać jednolity opis czy numerację. W przeciwnym razie trudno będzie zachować porządek w archiwum dokumentów.
• Opóźnienia komunikacyjne – wewnątrz firmy oraz w kontakcie z jej klientami, co przekłada się często także na problemy z terminowymi płatnościami.
• Brak jasnych procedur – faktury przechodzą z rąk do rąk, z działów do działów, ale nie ma w tym wyraźnej logiki. Rodzi to komunikacyjny chaos i dodatkowe koszty.
• Praca na przestarzałym systemie informatycznym – być może system fakturowania, z jakiego korzystasz, to rozwiązanie z minionej epoki. Z pewnością nie pomoże Ci ono w rozwoju.

5 sprawdzonych sposobów na sprawniejszy obieg faktur kosztowych w firmie

Jeśli przynajmniej kilka z powyższych punktów możesz odnieść do swojej firmy, to prawdopodobnie potrzebujesz zmian – nie tylko organizacyjnych, ale i technologicznych. Jak się do nich zabrać? Oto kilka sprawdzonych sposobów.

1. Przeanalizuj dotychczasowe procedury obsługi dokumentów. Sprawdź, czy przystają one do strategii Twojej firmy, oraz czy są jasne i wspólne dla wszystkich.
2. Sprawdź potrzeby biznesowe osób, które są zaangażowane w ten proces oraz z jakimi problemami zmagają się na co dzień w kontekście obsługi faktur.
3. Dowiedz się, czy Twoje oprogramowanie do obiegu dokumentów jest dopasowane do aktualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa oraz pracowników, a jeśli nie, to czy jest na tyle elastyczne, aby dokonać potrzebnych zmian.
4. Wdróż nowoczesny, elektroniczny obieg dokumentów w firmie, który pomoże Ci oszczędzić czas i pieniądze, uporządkować procesy biznesowe oraz usprawnić komunikację, a także zwiększy bezpieczeństwo i transparentność danych.

Podsumowanie

Jak widzisz, większość problemów związanych z obiegiem faktur kosztowych wynika z funkcjonowania na podstawie przestarzałych metod czy archaicznego oprogramowania. Można je wyeliminować, korzystając z nowoczesnego oprogramowania pozwalającego na realizację poszczególnych zadań w środowisku cyfrowym.

Przy wyborze rozwiązania warto wziąć pod uwagę możliwość kompleksowej obsługi zarówno procesu obiegu faktur, ale też cyfryzacji innych procesów, które wspierają ten obieg. Dodatkowo, ważnym czynnikiem będzie możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności, integracji z innymi, wykorzystywanymi już w firmie systemami, czy elastyczność oprogramowania, która umożliwia jego dostosowanie do potrzeb poszczególnych działów.