Zarządzanie dokumentacją jest fundamentem sprawnej pracy w każdej firmie. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, menedżerem, czy osobą odpowiedzialną za administrację, odpowiednie przechowywanie ważnych dokumentów ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa, poufności danych i dostępności informacji, jak również efektywności pracy. W tym artykule podpowiemy Ci jak porządkować dokumenty oraz jak należy przechowywać dokumenty w firmie, by chronić je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz jak zabezpieczyć poufne dokumenty przed osobami niepowołanymi.
Dlaczego odpowiednie przechowywanie dokumentacji firmowej jest kluczowe?
Odpowiednia organizacja i przechowywanie dokumentów w biurze ma kluczowe znaczenie dla płynności procesów biznesowych. Sprawne zarządzanie dokumentacją sprawia, że nie tracisz czasu na odnalezienie niezbędnych informacji, co ułatwia codzienną pracę całego zespołu, czyniąc ją bardziej efektywną. W związku z tym, dokumenty należy uporządkować zgodnie ze specyfiką firmy i archiwizować w stałych, określonych miejscach – np. w szufladzie, w segregatorze biurowym itp. Najlepiej je kategoryzować i opisać, bo to ułatwia dotarcie do nich – pozwala na szybką identyfikację potrzebnych dokumentów pracowniczych czy tych, związanych z księgowością. Nieprawidłowe zarządzanie i przechowywanie akt oraz innych ważnych dokumentów w biurze może prowadzić do utraty istotnych informacji, co może skutkować nie tylko problemami organizacyjnymi, ale również prawnymi. Dlatego niezwykle ważną kwestią jest stosowanie zasad bezpiecznego przechowywania ksiąg rachunkowych i innej dokumentacji firmowej w celu zachowania poufności niektórych dokumentów.
Rodzaje materiałów do przechowywania dokumentów w biurze – przyda się nie tylko segregator, skoroszyt czy teczka
Aby zapewnić właściwą organizację dokumentów w swoim biurze i efektywnie zarządzać archiwum, warto zainwestować w odpowiednie akcesoria biurowe, które pomogą zachować porządek. Istnieje wiele możliwości przechowywania papierów, o czym dowiesz się w dalszej kolejności. By odpowiednio zorganizować przechowywanie dokumentów, w każdym biurze (także biurze rachunkowym) z pewnością przydadzą się wspomniane wcześniej segregatory, a także teczki na dokumenty i skoroszyty, ponieważ są one idealne do kategoryzowania. Zastosowanie tych produktów zapewnia łatwy dostęp do bieżących papierów oraz projektów i pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Niezastąpione będą również koszulki na dokumenty (https://www.ofix.pl/kategoria/koszulki-na-dokumenty-231462) – oferują one dodatkową warstwę ochrony przed kurzem czy wodą, a także ułatwiają przechowywanie i przenoszenie papierów (w segregatorach i skoroszytach) np. na spotkania, szkolenia czy prezentacje. Z kolei solidne i wytrzymałe, wykonane z kartonu pudła archiwizacyjne są doskonałym rozwiązaniem dla części dokumentów firmowych, które nie muszą być pod ręką np. dla starych dokumentów księgowych, ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów podatkowych. Tego rodzaju zamykane pudełka na dokumenty to także idealne miejsce do wszystkich innych dokumentów firmowych, z którymi nie pracujesz na co dzień.
Jak zorganizować przestrzeń biurową by organizacja dokumentów w firmie była prosta i funkcjonalna?
O tym, że efektywna organizacja biura jest ważna już wiesz, ale to nie wszystko. Należy zadbać o odpowiednią aranżację miejsca w biurze, gdzie dokumenty powinny być przechowywane, a także o prawidłowy dobór mebli i wyposażenia. Wybór odpowiednich regałów i szaf biurowych pozwoli na stworzenie spójnego systemu archiwizacji, który uporządkuje dokumentację, a równocześnie zagwarantuje łatwy dostęp do potrzebnych materiałów. Dzięki nim porządkowanie i archiwizacja większości dokumentów staną się proste i wygodne. Aby wykorzystać przestrzeń biurową w sposób optymalny, istotne jest strategiczne rozmieszczenie tych mebli. Jeśli zamierzasz trzymać w nich dokumenty mało poufne, z którymi pracujesz na bieżąco, dobrze jest mieć je blisko biurka, by móc szybko po nie sięgnąć. Jeśli z kolei chcesz umieścić w nich poufne dokumenty, lepiej nie stawiać ich na widoku. Najlepszym rozwiązaniem jest postawienie takich mebli w oddzielnym, wyznaczonym do tego pokoju. W przypadku gdy nie dysponujesz dodatkowym pomieszczeniem, wybierz szafy i regały zamykane na klucz, bądź szyfr. Dzięki temu osoby nieuprawnione nie będą miały dostępu do ich zawartości. Warto pamiętać, że regały powinny być wystarczająco mocne, aby utrzymać ciężar licznych segregatorów czy pudeł na dokumenty, ale jednocześnie dostosowane wymiarami do przestrzeni biurowej – nie powinny za bardzo zagracać czy ograniczać dostępności przejść. Oprócz wyposażenia biura w funkcjonalne meble, istotny jest również dobór innych produktów takich jak np. szuflady na dokumenty oraz półki na dokumenty, które nie tylko zapewnią wystarczającą ilość miejsca na arkusze i będą funkcjonalne, ale również będą pasować do estetyki biura.
Szafa aktowa z drzwiami żaluzjowymi C+P, metal/tworzywo sztuczne dostępna w ofercie ofix.pl
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów w firmie – okres przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów z ZUS
Kluczową kwestią jest to by archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie była zgodna z literą prawa i rozporządzeniem o ochronie danych osobowych Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO). Należy je respektować aby uniknąć problemów z kontrolami i ewentualnymi sankcjami.
Aktualnie obowiązujące prawo nakłada na firmy obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas, który jest odmienny dla różnych rodzajów dokumentów. Co się tyczy ksiąg podatkowych, przedsiębiorcy są zobowiązani do archiwizacji tego rodzaju dokumentów przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym zakończono prowadzenie ksiąg. Warto jednak pamiętać, że dla potrzeb ewentualnych kontroli podatkowych, bezpieczniej jest zachować je przez pełen okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, który może wynosić nawet do 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dokumenty dotyczące ubezpieczeń oraz wszelkie rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) również podlegają regułom archiwizacji. Z reguły, dokumentacje takie jak deklaracje, ewidencje składek czy imienne raporty ubezpieczeniowe należy trzymać przez 10 lat po okresie, którego dotyczą. Ten sam okres dotyczy dokumentów pracowniczych dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Jeśli zatrudnienie miało miejsce przed tą datą, akta pracownicze powinny być przechowywane aż 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia.
Wszystkie te działania mają na celu zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed możliwościami dochodzenia praw przez organy państwowe, a także umożliwiają sprawną weryfikację przeszłych operacji gospodarczych w razie potrzeby. Ważne jest także okresowe przeglądanie i utylizacja dokumentów, które tracą już swoje znaczenie prawnie lub biznesowo.
Porządkowanie i przechowywanie dokumentacji firmy – podsumowanie
Dobra organizacja i bezpieczeństwo ważnych dokumentów to kluczowe elementy działania każdego biura. Wybór odpowiednich materiałów do przechowywania, zorganizowanie przestrzeni biurowej w odpowiedni sposób oraz przestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji danych to podstawowe kroki, które należy podjąć w celu zapewnienia skutecznego zarządzania dokumentami. Nie tylko zwiększy to efektywność pracy, ale także ułatwi procedury audytowe i kontrolne w firmie. Warto także pamiętać, jak ważne jest dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych oraz firmowych, co stanowi nie tylko obowiązek prawno-karny, ale również działa na korzyść firmy poprzez budowanie zaufania u klientów i partnerów biznesowych.
Mamy nadzieję, że z pomocą naszego artykułu porządkowanie dokumentów papierowych oraz ich prawidłowe i bezpieczne archiwizowanie przyjdzie Ci z łatwością. Zapraszamy do sklepu z artykułami biurowymi Ofix.pl, gdzie znajdziesz niezbędne artykuły biurowe pomocne w procesie segregacji i archiwizacji dokumentów. Poznaj nasz szeroki wybór produktów i wybierz te, które są najlepiej dopasowane do indywidualnych potrzeb Twojego biura. Oferujemy konkurencyjne ceny, dogodne metody płatności i szybką dostawę!
0 komentarzy
